Vereinsmanagement

Unter „Vereinsmanagement“ teilen wir oft Tipps für die Arbeit im Verein und Vorstand mit unseren Ortsclubs. Dort gibt es auch Links zu anderen Gruppen und Organisationen.

  • Der Beitragsrechner des ADAC Mittelrhein e.V. ist eine Excel-Datei, mit der die Ortsclubs einen notwendigen Mitgliedsbeitrag kalkulieren können. Die Datei hilft bei der Planung von Ausgaben und kann als Grundlage für eine anstehende Beitragserhöhung bei der nächsten Mitgliederversammlung dienen. Sie müssen die Datei vor Bearbeitung downloaden. Eine Bearbeitung in der Online-Ansicht ist nicht möglich.

    Beitragsrechner

  • Anwendung der Corporate Design-Richtlinien für Ortsclubs im ADAC Mittelrhein e.V.

    Der ADAC Mittelrhein e.V. ist als Regionalclub des ADAC e.V. dazu verpflichtet, einen einheitlichen Markenauftritt zu sichern. Der Umgang mit Logo, Farbe oder Schrift ist im Corporate-Design (CD) festgeschrieben. 

    ADAC Ortsclubs sind rechtlich selbstständige eingetragene Vereine. Mit der Anerkennung als ADAC Ortsclub verpflichtet sich der Verein gemäß der ADAC Satzung und der Mustersatzung für ADAC Ortsclubs

    • zur Führung eines eigenen Ortsclub-Namens mit Zusatz „im ADAC“
    • dafür Sorge zu tragen, dass eine Verwechslung mit dem ADAC und seiner Regionalclubs ausgeschlossen ist (siehe § 5 der Satzung des ADAC Mittelrhein e.V. vom 16.03.2025),
    • die Mindesterfordernisse der Mustersatzung für ADAC Ortsclubs einzuhalten.

    So helfen Sie uns, die Marke ADAC zu schützen:

    • Beachten Sie bei der Verwendung des ADAC Logos sowie der ADAC Schriftzüge die Gestaltungsrichtlinien des ADAC (Anleitung siehe unten).
    • Eigenkreationen und Änderungen am Logo sind nicht erlaubt.
    • Die Verwendung des ADAC Logos ohne Zusatz „Ortsclub im ADAC“ ist nicht erlaubt.
    • Beachten Sie im Umgang mit Marken die rechtlichen Vorgaben und verwenden Sie die Marke ADAC in Ihrer Kommunikation in Abstimmung mit Ihren Ansprechpartnern im Regionalclub (z.B. bei der Ausrichtung von Sportserien).

    Gestaltungs-Richtlinien für die Ortsclubs:

    1. Umsetzung der Vorgaben im Ortsclub

    Als Absender verwenden Sie Ihr eigenes Vereinslogo. Daneben/darunter soll satzungsgemäß der Zusatz „Ortsclub im ADAC“ erfolgen. Dazu verwenden Sie das vorgegebene Logo in einer der zwei möglichen Formate (hochkant oder quer). Wichtig: Dieses wird deutlich kleiner als das eigene Vereinslogo abgebildet.

    Die Schrift „Ortsclub im ADAC“ und das gelbe ADAC Quadrat sind als Einheit zu einem Logo zusammengefasst und dürfen nicht verändert werden. Der Hintergrund (Schutzfläche) ist weiß, lediglich auf schwarzen Flächen kann der weiße Hintergrund entfallen und die Schriftfarbe in Weiß geändert werden.

    Anwendungsbeispiele für Briefbogen, Internetauftritt, Kleidung und weitere Werbemittel finden Sie in Kapitel 7 der Design Richtlinie des ADAC e.V.

    2. Umsetzung bei Veranstaltungen der Ortsclubs

    Wichtig ist eine klare Veranstalternennung im Veranstaltungsdesign. In der Außenpräsentation der Veranstaltung muss deutlich sichtbar sein, dass es sich nicht um eine ADAC Veranstaltung handelt, selbst wenn ADAC Eventausrüstung oder auch die Ortsclub-Banner zum Einsatz kommen. Daher ist es wichtig, dass möglichst viele Elemente mit Ihrem Ortsclub-Logo, bzw. in Ortsclub-Farben verwendet werden und dass auf Tickets/Flyern/Website und am Veranstaltungsort eine ausdrückliche Kennzeichnung des Veranstalters vorgenommen wird.

    Eine sehr gute Möglichkeit ist es, einen Veranstalterhinweis am Eingang des Geländes/Veranstaltungsortes auszuhängen, auf dem die Besucher deutlich erkennen können, wer der Veranstalter ist.

     

    3. Verwendung des ADAC Team-Schriftzuges

    Der Team-Schriftzug der Regionalclubs mit und ohne Markenlogo kann bei aktiven Motorsportclubs auf Kleidung, Fahrzeugen und Bannern verwendet werden. Die Verwendung erfolgt nach Rücksprache mit den Bereichen Motorsport und Klassik oder Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

    4. Dateivorlagen für Ihre Arbeit:

    Das Logo „Ortsclub im ADAC“ gibt es in verschiedenen Dateiformaten (eps, jpg, pdf) und ist im Bereich “Download-Center” über  Corporate Design zu finden.

    Corporate Design

    5. AnsprechpartnerIn ADAC Mittelrhein e.V.:

  • Unsere Abfrage der Ortsclubs aus dem Jahr 2024 hatte ergeben, dass einige Vereine auf der Suche nach einer neuen Vereinsverwaltung sind. Da die Anforderungen daran sehr unterschiedlich waren, hat der ADAC Mittelrhein sich entschieden keine einheitliche Software den Ortsclubs zur Verfügung zu stellen. Unser Ortsclubbetreuer unterstützt aber gerne bei der Suche nach der geeigneten Lösung für Euren Ortsclub. 

    Über den nachfolgenden Link kommt Ihr außerdem zu einem Softwarevergleich für Vereine. Der Vergleich bietet eine einfache Möglichkeit, verschiedene Lösungen zu entdecken. So kann nach den unterschiedlichen Anforderungen gefiltert und direkt verglichen werden.  So findet Ihr bestimmt schnell die Software, die perfekt zu den Bedürfnissen Eures Vereins passt.

    Vereinssoftware finden | Das LSB Vergleichsportal

    Das Vergleichsportal ist eine Initiative von:

    Landessportbund Niedersachsen e.V., Landessportbund Nordrhein Westfalen, Landessportbund Hessen e.V. und Badischer Sportbund

    und wurde geordert aus Mitteln der Finanzhilfe des Landes Niedersachsen.

     

     

    • 1. Vorsitzender / 1. Vorsitzende:

      • Funktion:

        Vertretungsberechtigte Person des Vereins gemäß § 26 BGB bzw. laut Satzung

      • Verantwortung:

        Gesamtverantwortung für die strategische Ausrichtung

        Führung und Repräsentation des Motorsportvereins nach innen und außen

        Leitung des geschäftsführenden Vorstandes und des Gesamtvorstandes

      • Aufgaben:

        Entwicklung und Umsetzung von mittel- bis langfristigen Zielen zur Weiterentwicklung des Ortsclubs.

        Wahrnehmung von Repräsentationsaufgaben des Vereins

        Einberufung und Leitung der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlung

        Festlegung von Verantwortungen im Vorstand (insofern nicht durch Satzung festgelegt)

        Kooperation mit den Dachverbänden

        Umsetzung möglicher Anforderungen von Amtsgericht und Finanzamt

        Vertragsverhandlungen mit DMSB, ADAC und Rechteinhabern in Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister

        Wahrnehmung der Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitern

        Verantwortung für die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien bei Veranstaltungen.

        Kontaktpflege zu Genehmigungsbehörden (Motorsportveranstaltungen).

        Förderung des aktiven Sportbetriebs und der Jugendarbeit.

        Überwachung der Finanzlage in Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister, 

        Überwachung der Einhaltung der Satzung und gesetzlichen Vorschriften

      • Kompetenzen und Anforderungen:

        Entscheidungsbefugnis: Zeichnungsberechtigt im Rahmen der Satzung für den "gewöhnlichen Geschäftskreis".

        Delegation: Aufgabenverteilung an Vorstandsmitglieder und Ausschüsse (z.B. Sportwart, Jugendleiter). 

        Motorsport-Affinität: Grundlegendes Verständnis für die Strukturen und Belange des Motorsports.

        Führungserfahrung: Erfahrung in der Leitung von Teams oder Organisationen.

        Kommunikationsfähigkeit: Sicherer Umgang mit Mitgliedern, Medien und Behörden.

        Rechtssicherheit: Grundkenntnisse im Vereins- und Haftungsrecht von Vorteil

        Engagement: Hohe zeitliche Flexibilität, insbesondere an Wochenenden

         

    • Stellvertretender Vorsitzender / stellvertretende Vorsitzende:

      • Funktion:

        Vertretungsberechtigte Person des Vereins gemäß § 26 BGB bzw. laut Satzung

      • Verantwortung:

        vertritt und unterstützt den Vorsitzenden in dessen Abwesenheit bzw. nach jeweiligen Festlegungen in der Satzung

        Es können auch Aufgaben an den/die stellv. Vorsitzende/n delegiert werden.

      • Aufgaben / Kompetenzen / Anforderungen:

        Daher ähnliche Aufgaben / Kompetenz / Anforderungsprofil wie 1. Vorsitzender / 1. Vorsitzende

    • Schatzmeister/Schatzmeisterin:

      • Funktion:

        Vertretungsberechtigte Person des Vereins gemäß § 26 BGB bzw. laut Satzung

      • Verantwortung:

        Im Auftrag des Vorstandes verantwortlich für den Gesamthaushalt des Vereins und vertritt den Vorsitzenden nach jeweiligen Festlegungen in der Satzung.

      • Aufgaben:

        Erstellung des Haushaltsplanes (evtl. in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer)

        Führung der Bank- und Kassengeschäfte

        Einzug und Kontrolle des Eingangs der Mitgliedsbeiträge und Einleitung von Mahnverfahren

        Abrechnungen mit Trainer*Innen des Vereins

        Beantragung von Zuschüssen beim ADAC, Verbänden oder kommunalen Einrichtungen

        Zuordnung zu den Kostenstellen der Finanzbuchhaltung

        Bearbeitung und Kontrolle aller Zahlungsströme auf den Konten des Vereins

        Ausstellen von Spendenbescheinigungen

        Abwicklung des Bargeldverkehrs über die Hauptkasse des Vereins u.A. auch bei Veranstaltungen

        Koordinierung Jahresabschluss und Jahressteuererklärung

        Zusammenarbeit mit Kassenprüfern für eine erfolgreiche Entlastung des Vorstandes

        Umsetzung von Erkenntnissen nach dem Steuerbescheid

        arbeitsorganisatorische Finanzabsprachen mit dem Steuerberater

        Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für das Steuerbüro

      • Kompetenzen und Anforderungen:

        Finanzielle Grundkenntnisse: Verständnis für Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Buchführung, Jahresabschluss und Haushaltsplanung.

        Kenntnis des Vereins- und Steuerrechts: Wissen über gemeinnützigkeitsrechtliche Vorgaben, Spendenbescheinigungen, Lohnbuchhaltung (falls nötig) - Eine kaufmännische Ausbildung ist von großem Vorteil.

        EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Office-Software (Excel, Word), und Kenntnisse in spezieller Software für die Mitgliederverwaltung und Buchhaltung

        Gewissenhaftigkeit & Sorgfalt: Die Kassenführung muss stets ordnungsgemäß, transparent und belegbar sein

        Integrität & Glaubwürdigkeit: Hohes Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit, da Zugriff auf Vereinsvermögen besteht.

        Kommunikationsfähigkeit: Kassenberichte in der Mitgliederversammlung detailliert und verständlich präsentieren können.

    • Schriftführer / Schriftführerin:

      • Funktion:

        Kann auch vertretungsberechtigte Person des Vereins gemäß § 26 BGB bzw. laut Satzung sein, sonst Mitglied des Gesamtvorstandes

      • Verantwortung:

        Im Auftrag des Vorstandes für die Protokollführung bei Vorstandssitzungen und Veranstaltungen und eventuell auch für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Außerdem für den Schriftverkehr mit dem Amtsgericht.

      • Aufgaben:

        Erstellen von Protokollen bei Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen und gegebenenfalls Ausschusssitzungen.

        Ordnungsgemäße Ablage und Aufbewahrung aller Protokolle, Berichte und wichtigen Vereinsunterlagen.

        Abwicklung des Schriftverkehrs des Vereins, inklusive Einladungen zu Sitzungen und Beantwortung von Anfragen.

        Führung des Mitgliederverzeichnisses, Bearbeitung von Ein- und Austritten,

        Kommunikation mit dem Registergericht.

        Verfassen von Berichten über Vereinsaktivitäten (z.B. Renneinsätze, Meisterschaftsstände) für die Homepage, soziale Medien oder Lokalzeitung.

      • Kompetenzen und Anforderungen:

        Unterschriftsberechtigung: Befugnis zur Unterschrift bei Protokollen und Einladungen.

        Zugriff: Zugang zu Mitgliederdaten und historischen Vereinsdaten.

        Dokumentationspflicht: Verantwortung für die rechtssichere und inhaltlich korrekte Dokumentation von Beschlüssen.

        Fristeneinhaltung: Verantwortung für rechtzeitige Einladungen zu Versammlungen (gemäß Satzung).

        Datenschutz: Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO) bei der Verwaltung von Mitgliederdaten. In Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten

        Archivierung: Gewährleistung, dass Vereinsunterlagen (z.B. für Finanzamt, Versicherungen, Motorsportverband) langfristig gesichert sind. 

        Kenntnis des Vereinsrechts: Wissen über gemeinnützigkeitsrechtliche Vorgaben und Kenntnisse von Fristen

        EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit Office-Software (Excel, Word), und Kenntnisse in spezieller Software für die Mitgliederverwaltung

    • Sportleiter / Sportleiterin:

      • Funktion:

        Kann auch vertretungsberechtigte Person des Vereins gemäß § 26 BGB bzw. laut Satzung sein oder Teil des Gesamtvorstandes.

      • Verantwortung:

        Im Auftrag des Vorstandes verantwortlich für die sportliche Leitung des Vereins. Als BGB-Vorstand vertritt er den Vorsitzenden nach jeweiligen Festlegungen in der Satzung.

      • Aufgaben:

        Schaffung von optimalen Rahmenbedingungen für (leistungsorientiertes) Training von Nachwuchssportlern

        Organisation der Sportarbeit mit Kindern und Jugendlichen

        Planung des jährlichen Trainingsbetriebs in Zusammenarbeit mit den Trainern*Innen

        Sportstrategie des Vereins, insbesondere zukünftige Rennen, in Kooperation mit dem 1. Vorsitzenden und Geschäftsführer planen

        Entwicklung von Maßnahmen zur Förderung von Sportlern des Vereins

        Umsetzung des Nachwuchskonzeptes

        Koordination der DMSB-Aus- und Weiterbildungslehrgänge von Sportwarten und TrainerInnen in Zusammenarbeit

        Koordination der Lizenzbeantragung für SportlerInnen

      • Kompetenzen und Anforderungen:

        Organisatorische Kompetenzen & Eventmanagement: Planung und Durchführung: Organisation von Motorsportveranstaltungen, Trainingseinheiten und Rennwochenenden.

        Delegation: Aufgabenverteilung an Vorstandsmitglieder und Ausschüsse (z.B. Jugendleiter, TrainerInnen, Sportwarte).

        Motorsport-Affinität: Intensives Verständnis für die Strukturen und Belange des Motorsports. Idealerweise eigene Erfahrungen als Motorsportler und/oder Trainer

        Veranstaltungsleitung: Funktion als Rennleiter odr Koordinator bei lokalen Events.

        Kommunikationsfähigkeit: Sicherer Umgang mit Mitgliedern, Medien und Behörden.

        Rechtssicherheit: Kennnisse von Sicherheitsbestimmungen bei Motorsportveranstaltungen und des DMSB-Motorsportreglements.

        Sportwarte-Einsatz: Führung und Einsatzplanung der Sportwarte (Streckenposten).

        Talentförderung und Fahrerbetreuung: Organisation von Jugendtraining und Betreuung des Nachwuchses (z.B. Kart). Beratung von Fahrern und Trainern zur Erlangung von Fahrer- und Trainerlizenzen. Betreuung von Fahrern und Teams bei Rennen.

        Engagement: Hohe zeitliche Flexibilität, insbesondere an Wochenenden

    • Verkehrsreferenten/Verkehrsreferentin

      • Funktion:

        Kann auch vertretungsberechtigte Person des Vereins gemäß § 26 BGB bzw. laut Satzung sein, sonst Mitglied des Gesamtvorstandes.

      • Verantwortung:

        Im Auftrag des Vorstandes für die verkehrsrelevanten innerhalb des Ortsclubs und im lokalen Bereich zuständig. Repräsentiert den Ortsclub in diesen Angelegenheiten nach innen (Mitglieder, Clubgremien) und außen (Gemeinde, Polizei, Verkehrsverbände, Schulen, …).

      • Aufgaben:

        Planung und Durchführung von Verkehrssicherheitsaktionen (z. B. Fahrradprüfungen, Sicher-im-Verkehr-Workshops, Seniorenmobilitätstrainings, Kindersitzchecks).

        Organisation von Infoveranstaltungen, Vorträgen und Roadshows zu Themen wie Verkehrsrecht, Unfallvermeidung, Mobilitätswende, E-Mobilität und Radverkehr.

        Aufbau und Pflege von Kooperationen mit Schulen, Kindergärten, Polizei, Rettungsdiensten, Kommunen, Fahrlehrerverbänden und lokalen Medien.

        Öffentlichkeitsarbeit: Erstellen von Pressemeldungen, Beiträgen für Clubmedien, Social-Media-Aktionen und Ansprechpartner/in für Medienanfragen.

        Beratung von Mitgliedern zu verkehrsrelevanten Fragestellungen und Unterstützung bei lokalen Verkehrsproblemen/Initiativen.

        Mitwirkung bei Anträgen oder Projekten zur Förderung von Verkehrssicherheitsmaßnahmen (z. B. Fördermittelanträge, Sponsorensuche).

        Organisation von Schulungen und Fortbildungen für Ehrenamtliche im Ortsclub im Bereich Verkehrssicherheit.

        Teilnahme an regionalen Fachaustauschen und Gremiensitzungen des ADAC.

      • Kompetenzen / Anforderungen:

        Kenntnisse Im Verkehrsrecht: Besonders in der Verkehrssicherheit, Unfallprävention und Grundlagen des Straßenverkehrsrechts.

        Organisation von Veranstaltungen: Erfahrung in der Konzeption und Durchführung von Bildungs- und Präventionsmaßnahmen.

        Mobilität: Grundverständnis moderner Mobilitätsformen (z. B. Fahrradverkehr, E-Mobilität, Carsharing) und kommunaler Verkehrsentwicklung.

        Kommunikation: Fähigkeiten in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation. Außerdem sicheres Auftreten gegenüber verschiedenen Zielgruppen (Kinder, Senioren, Politik, Verwaltung).